Brugerlogin

Indtast dit brugernavn og kodeord her for at logge ind på websitet:
Log ind

Har du glemt dit kodeord?

Du er her: 

Databeskyttelse – Vores behandling og dine rettigheder

Fra den 25. maj 2018 gælder EU's Databeskytelsesforordning (GDPR) i hele EU. GDPR angiver, hvordan vi skal beskytte og behandle dine personlige oplysninger, samtidig med at den gør det klart, hvad du har af rettigheder.

Ikast Sogn behandler og opbevarer personlige oplysninger som del af vores ydelser. Det gælder oplysninger vedr. borgere, ansatte, foreninger og samarbejdspartnere. Har du spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte os.

Hvem er Ikast Sogn?

Ikast Sogn er kendetegnet ved Ikast menighedsråd og Personregistreringen ved Ikast Kirkekontor underlagt Kirkeministeriet. Ikast Kirkekontor udfører desuden personregistrering og regnskabsopgaver for omkringliggende sogne.

Kontaktoplysninger:

              Ikast Kirkekontor                       
              Rådhusstrædet 15
              7430 Ikast
              Tlf. 9715 1296 – 1
              E-mail: ikast.sogn(a)km.dk     
              Sognekode: 8802                       
              CVR: 44458519
              www.ikastkirke.dk

 

Databeskyttelsesrådgiver (DPO):
Kirkeministeriet har udpeget en fælles databeskyttelsesrådgiver for Kirkeministeriet og folkekirken.

Chefkonsulent i Kirkeministeriet
Rasmus Paaske Larsen 
Tlf. 33 92 33 90                           
E-mail: databeskyttelsesraadgiver(a)km.dk

 

Hvad er formålet og retsgrundlaget for vores behandling?

Et af formålene med vores behandling af personoplysninger, er personregistrering i henhold til Navneloven, Børneloven, Lov om anmeldelse af fødsler og dødsfald, Bekendtgørelse af arkivloven, Anordning om dåb i Folkekirken, Bekendtgørelse om vielse inden for folkekirken, Anordning om børnekonfirmandundervisning og konfirmation, Bekendtgørelse af lov om begravelse og ligbrænding.

Et andet formål med behandling af personoplysninger er regnskabsføring i henhold til Bekendtgørelse af årsregnskabsloven, Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi.

Endelig har vi også det formål at lave kirke, hvilket indebærer registrering af personoplysninger.

 

Hvilke kategorier af personoplysninger behandler vi?

Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger, familieforhold.

I relation til personregistreringen behandler vi desuden religiøs overbevisning, samt personnummer i relation til sagsbehandlingen.

I relation til regnskabsføring og lønbehandling behandler vi desuden oplysninger om personnummer, stilling, ansøgninger og CV, sygedage og skatteoplysninger.

 

Hvor henter vi oplysninger om dig?

Vi modtager oplysningerne direkte fra borgere i forbindelse med personregistrering. Det er f.eks. ved indsendelse af ansøgning om navngivning, navneændring, anmeldelse af dåb mv. Vi kan modtage oplysninger fra en anden personregisterfører, såfremt de har oplysninger, som er relevante for hændelser i vores sogn.

Vi modtager og registrerer oplysninger i forbindelse med vores sognearbejdet. Vi modtager oplysningerne direkte fra de registrerede parter, og registrerer navn, telefonnummer og mailadresse til brug for kommunikation.

I forbindelse med ansættelse af personale modtager og opbevarer vi oplysninger om den ansatte til brug i forbindelse med udfærdigelse af ansættelseskontrakt, udbetaling af løn mv. Til brug for regnskabsføringen generelt modtager og opbevarer vi desuden bankoplysninger på kreditorer og tilskudsberettigede samarbejdspartnere.

Du har altid ret til at få at vide, hvor vi har indhentet oplysninger om dig i forbindelse med vores ydelser.

 

Hvordan behandler vi dine data?

Vi modtager henvendelser via digitale selvbetjeningssystem på borger.dk, hvor oplysningerne indsendes ved brug af NemID fra Digitaliseringsstyrelsens login-løsning NemLogin. Oplysningerne behandles i Person 3 (den elektroniske kirkebog), og registreres derigennem i CPR. Vi modtager desuden henvendelser telefonisk og via mail, der vedrører personregistrering, og som kan resultere i at vi registrerer oplysningerne direkte i Person 3.

Oplysninger der er modtaget vedr. sognearbejde registreres på lister, som opbevares digitalt på computere med adgangskoder.

Personoplysninger vedr. ansatte ved Ikast Sogn registreres digitalt, samt opbevares på papir i aflåst brandsikkert rum.

Bankoplysninger som bruges til overførsel af udlæg og andre fordringer (ikke løn), registreres og opbevares i netbanken.

 

Hvem videregiver vi personoplysninger til?

I forbindelse med vores sognearbejde og registreringer i henhold hertil, videregiver vi som udgangspunkt ingen oplysninger til 3. part. Såfremt listerne vedr. sognearbejde deles med de registrerede på den pågældende liste, indhentes der samtykke fra alle på listen, inden den deles.

I forbindelse med personregistrering og sagsbehandling herved, videregiver vi oplysninger til andre personregisterførere (både kirkelige og kommunale), Familieretshuset, Skifteretten, kirkegårde. Ved forespørgsel videregiver vi desuden personoplysninger til andre offentlige myndigheder, samt andre trossamfund.

Oplysninger vedr. ansatte, præster og medlemmer af menighedsrådet fremgår af vores hjemmeside, og kan deles på sociale medier samt generel PR. Der indhentes samtykke, før oplysningerne offentliggøres på hjemmesiden eller i andre sammenhænge.

 

Hvor længe gemmer vi dine personlige oplysninger?

Når vi indhenter personlige oplysninger og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer oplysningerne. Oplysninger, der er modtaget via det digitale selvbetjeningssystem på borger.dk, slettes og opbevares ud fra de retningslinjer, som er udstukket af Kirkeministeriet.

Personlige oplysninger, der er modtaget på mail, bliver opbevaret i 30 dage inde de slettes. Oplysningerne kan danne grundlag for en videre registrering i Person 3, hvorved de er underlagt de samme retningslinjer, som oplysninger modtaget via den digitale selvbetjeningsløsning.

Personlige oplysninger, der ligger til grund for personregistrering, opbevares i henhold til gældende regler. De oplysninger, som vi ikke kan tilkoble sagsbehandlingen elektronisk i Person 3, vil blive opbevaret på papir i et aflåst, brandsikkert rum i det tidsrum, som der foreskrives i retsgrundlaget.

Oplysninger, som er modtaget og opbevares i relation til sognearbejde, bliver opbevaret så længe det relevante sognearbejde udføres. Oplysningerne slettes i forbindelse med personers ophør med deltagelse i sognearbejdet, eller ved anmodning herom. Listen med frivillige gennemgås hvert 2. år i forbindelse med indbydelse til fest for frivillige, hvor alle ikke-relevante personer slettes fra optegnelsen.

Oplysninger vedrørende ansatte gemmes fra ansættelsens ophør i internt arkiv i 5 år.

 

Hvad er dine rettigheder?

Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Klagemulighed

Hvis du ønsker at klage over Ikast Sogns behandling af dine personoplysninger, skal dette ske til Datatilsynet.

Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Tlf: 3319 3200
www.datatilsynet.dk

 

Version 1.0